ERP Untuk Akuntansi dan Operasional: Kunci Transformasi Bisnis

Definisi dan Tujuan

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam suatu organisasi. Dalam konteks akuntansi, ERP berperan penting dalam menyederhanakan dan menyelaraskan data keuangan dengan proses bisnis lainnya seperti produksi, inventaris, dan penjualan. Dengan menggabungkan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu platform pusat, ERP memungkinkan akses data yang lebih mudah dan aliran informasi yang efisien di seluruh departemen.

Salah satu keunggulan utama ERP adalah kemampuannya untuk mendukung kolaborasi antar departemen melalui berbagai data secara realtime. Dalam akuntansi, integrasi ini membantu mengurangi potensi kesalahan manual dalam memindahkan data atau saat mengolah data.

Komponen Utama

Sistem ERP dirancang dengan berbagai komponen utama yang saling terintegrasi untuk mendukung operasional bisnis secara menyeluruh, komponen-komponen utama ERP meliputi:

1. Keuangan: membantu mengelola pembukuan hingga mengontrol arus kas
2. Sumber daya manusia: ERP dapat membantu perusahaan dengan mengelola gaji dan pelacakan kinerja karyawan.
3. Manufaktur: mendukung perencanaan produksi sampai mengendalikan kualitas produk.
4. Rantai Pasok: mendukung melakukan rencana pembelian, penjadwalan pengiriman dan pemenuhan pesanan penjualan
5. Customer Relationship management memungkinkan perusahaan untuk mengelola data pelanggan dan memperkuat retensi pelanggan. Dengan sinergi yang berkesinambungan dengan komponen-komponen tersebut, ERP menjadi solusi dalam mendukung efisiensi dan efektivitas di berbagai lini bisnis.

Fungsi dan Keunggulan ERP

Sistem ERP menyediakan berbagai fungsi dan keunggulan yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dalam menjalankan proses bisnis. Dengan implementasi yang tepat, sistem ERP mampu mendukung optimalisasi operasional bisnis. Beberapa fungsi dalam sistem ERP yang dapat dimanfaatkan perusahaan:

1. Automasi Proses Keuangan
   Dalam hal pencatatan jurnal, laporan keuangan dan pelacakan pengeluaran akan tercatat secara otomatis melalui sistem ERP sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.
2. Akurasi Data Keuangan
   Dengan menggunakan sistem ERP dapat meningkatkan akurasi dengan mengurangi entri data manual yang rawan kesalahan sehingga informasi dinilai lebih akurat dalam pengambilan keputusan.
3. Pelaporan Real-Time
   Sistem ERP dapat memberikan laporan keuangan yang aktual dan up-to-date untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Compliance dan Audit Trail
   Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemantauan secara menyeluruh dengan mendokumentasikan setiap transaksi, sehingga memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi serta mempermudah pelaksanaan proses audit.

Fungsi sistem ERP juga didukung dengan berbagai keunggulan sebagai berikut:

1. Integrasi Sistem
   Dalam sistem ERP, semua data keuangan dan operasional terhubung dalam satu sistem yang terpusat sehingga memudahkan perusahaan dalam pemantauan antar departemen perusahaan.
2. Efisiensi Operasional
   Sistem ERP mempercepat proses akuntansi seperti penyusunan laporan, rekonsiliasi, dan penutupan akhir tahun.
3. Transparansi Keuangan
   Sistem ERP dapat memberikan visibilitas penuh terhadap keuangan perusahaan melalui menu laporan yang dapat diperoleh secara terperinci maupun analitik.
4. Peningkatan Pengendalian Internal
   Pengelolaan hak akses dan pelacakan aktivitas transaksi dalam sistem ERP dapat membantu mengurangi risiko kecurangan dalam proses bisnis perusahaan.

Implementasi ERP

Dalam menjalankan proses bisnis perusahaan, sistem ERP memiliki peran penting dalam mendukung berbagai aspek operasional perusahaan. Terdapat beberapa hal utama yang perlu diperhatikan dalam penerapan ERP :

1. Otomatisasi Pembukuan
   Sistem ERP mencatat transaksi harian seperti pembelian, penjualan, dan pengeluaran secara otomatis sehingga lebih akurat dan efisien dalam proses pencatatan.
2. Rekonsiliasi Bank Otomatis
   Sistem ERP dilengkapi kemampuan secara otomatis mencocokkan data rekening bank dengan catatan keuangan internal perusahaan sehingga dapat mempercepat identifikasi ketidaksesuaian serta memastikan rekonsiliasi keuangan dengan tepat.
3. Manajemen Persediaan
   Sistem ERP membantu pemantauan stok secara real-time, mencatat keluar masuk barang, serta memberikan informasi akurat tentang nilai dan valuasi persediaan sehingga meningkatkan efisiensi rantai pasokan.

Tantangan dalam Implementasi ERP

Implementasi ERP pada perusahaan telah menjadi salah satu strategi utama dalam transformasi bisnis untuk mengoptimalkan competitive advantage dan mengoptimalkan resource perusahaan. Meskipun demikian, implementasi ERP menghadapi beberapa tantangan yang perlu dipertimbangkan. Tantangan dalam implementasi ERP ialah sebagai berikut.

1. Biaya Implementasi
   Perusahaan perlu mengeluarkan investasi awal yang tinggi pada perangkat lunak dan pelatihan dalam proses implementasi ERP.
2. Kompleksitas Penggunaan
   Perusahaan memerlukan penyesuaian atas pembaruan dari sistem lama ke sistem yang baru.
3. Kustomisasi
   Perusahaan perlu menyesuaikan ERP selaras dengan kebutuhan spesifik perusahaan yang membutuhkan waktu dalam proses implementasi ERP.

Contoh ERP

Perusahaan dalam melakukan transformasi bisnis melalui implementasi ERP perlu untuk mempertimbangkan spesifikasi dan kebutuhan yang selaras dengan karakteristik perusahaan. Beberapa contoh ERP ialah sebagai berikut.

1. SAP
   SAP dikembangkan oleh Sapphire System yang berasal dari Inggris, hingga saat ini penggunanya telah mencapai lebih dari 1 juta dengan customer sekitar 500 ribu. ERP ini akan cocok dengan perusahaan yang memiliki operasi yang besar beserta unit bisnis yang banyak.
2. Odoo
   Odoo dikembangkan oleh perusahaan software ternama yang berasal dari Amerika Serikat, hingga saat ini penggunanya telah mencapai lebih dari 2 juta dengan customer sekitar 100 ribu. Odoo akan cocok dengan perusahaan dengan skala kecil hingga besar dengan segala fleksibilitas yang dapat dikustomisasi oleh penggunanya.
3. Accurate
   Accurate dikembangkan oleh perusahaan CPSSoft yang berasal dari Indonesia, hingga saat ini penggunanya banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Accurate akan cocok dengan perusahaan yang memiliki skala operasional kecil hingga menengah.
4. Oracle
   Oracle dikembangkan oleh perusahaan Oracle Corporation yang berasal dari Amerika Serikat, hingga saat ini penggunanya telah mencapai lebih dari 40 ribu dengan 2 customer. Oracle akan cocok dengan perusahaan dengan lingkup operasionalnya yang kompleks dengan skala bisnis yang besar.

Written By Donny Amarulah Firmansyah - Artax Team